フリーライターの仕事をしていると取材を行うケースがあります。その際には取材依頼をするのですが、依頼の方法は様々。電話でお願いするケース、メールでお願いするケース、取材依頼フォームに入力するケース、Faxを送るケース。いろいろあるのですが、メールやFaxでお願いする際にはテンプレートを活用して、定型的な部分と取材者として想いを伝える部分を分け、想いを伝える部分に時間をかけられるようにすると良いでしょう。
ということで、自分が使っている取材依頼書のテンプレを共有しつつ、依頼書のポイントをざっとご説明しようと思います。これから取材しようという方は参考にしてみてください。
Web媒体への掲載をイメージした取材依頼書になっていますが、項目をいじればいろいろ応用はできるでしょう。
～ 目次 ～
取材依頼書のテンプレはこちら
取材依頼書のテンプレは以下のリンクにあります。それぞれ表示のみの共有設定になっているので、ローカルに落としてから編集してください。
依頼書のポイント
依頼書のポイントを書いておきます。全体的にはオーソドックスなスタイルなのでいろいろなところで見られるものかもしれません。
1ページ目
・相手先部門名・担当者名の部分は、個人が特定できるのであれば「様」、部門宛に送るなら「御中」と敬称をつけます。
○○広報部 御中
○○広報部 ×× 様
といった感じです。
・僕は住所入れていません。名刺にも住所を入れていないくらいで、あまり個人の活動の中で必要としていないから、というのはあります。入れるべきというスタンスの方は住所を追加してください。
・謹啓→謹白の流れは人それぞれありますが、受取り手が大企業・高年齢・高役職の方ほどあったほうが無礼に当たらない傾向はあると思います。今時の人ですと省略しても大丈夫という方もいますが、「入れておいて無礼」という状態にならない以上は、テンプレートとしてつけておくのがふさわしいです。
・取材を希望するに至った理由は、どこかに書いてあることが必須です。
2ページ目
相手はこちらが何者かわからない。それを前提にどのような媒体に表示されるのかというのを明示しなければわかりにくいです。そういう意味では1、2、9は重要。
3は、相手の方が情報をどこまで出していいかなどの判断基準になることもありますので、出来るだけ書いた方がいいですね。依頼書を書く際に編集部と確認しておくと良いでしょう。
4は、相手が企業であればどういう立場の方に伺いたいかを明確にしておきましょう。同じ企業でも詳細な技術に関するインタビューなら、広報の方よりも担当エンジニアにお願いした方が良い、というケースもあるわけです。
5は、相手の立場に立って考えれば複数日程・複数の時間帯を挙げておきましょう。
6は、相手が準備する会議室のスペースをどうするか、みたいなこともあったりするので、わかる限り正確に。まあ個人で行くのであれば一人で伺います、と書くだけです。
7、8は、可能な限り明確に書けば、相手も事前に回答を準備できますし、適した方をアサインしてくれます。
個人への取材の場合には取材フィーが発生する場合があります（企業の場合は発生しないと限るわけではありませんし、個人でもフィーが発生しない場合もあります）。フィーの連絡をするのであれば、それは最初に提示すべきと思います。他が固まってからお金の問題でNOになるのは効率悪いですから。
依頼書は「添付物」
いきなり依頼書だけお送りするのも一般的には失礼なので、メールにしてもFaxにしても本文があって、その添付として依頼書のPDFなり共有リンクなり印刷物なりを示しておくのが本筋になります。
まあ重なっても良いので1ページ目の文章をアレンジしてお送りしておくと良いでしょう。
ライターの依頼は媒体を代表している
自分で依頼するからといって気軽に扱うものでもないとは思うんです。やっぱり媒体を代表して取材を依頼しているので、失礼のないような依頼をしたいものです。百点満点を取るのもなかなか大変ですけれど、失礼という落第点を貰わないよう気を付けたいですよね。
会社員経験が短い人は何が失礼に当たるか当たらないかもわからないと思うので、まずは形を覚え、その意味を後から学ぶようにしておくと良いでしょう。
「こういうところの手続きが知りたい！」
などあればリクエストを頂ければ、できるだけ解説のブログ記事は作りたいなあと思います。ぜひリクエストください！