どんなスポーツでも基本の練習としてランニングをしたり筋トレをしたりしますよね。もちろんランニングの仕方や強化すべき筋肉に違いはあるでしょうけれど、走ることや筋肉をつけることは競技のパフォーマンスを上げるには大切な要素です。それぞれの競技特有の練習の前提として大切な基礎体力をつけておけば、競技のパフォーマンスもその分上がるというものです。
さて、表計算ソフトや文書作成などのデスクワーク、ブログやSNSで情報発信をする、といった際にも基礎体力をつけるような工夫やトレーニングを積んでおくと、多くのデジタルデバイスを使った作業で高いパフォーマンスを発揮できるものです。
それらの基礎トレーニングについて「効率化」と呼んで解説した本がこの度発売になりました。僕が総編集長をしている複数人のブロガーによる合同メルマガ「Edge Rank」の共同執筆者でもあるブロガーのヨスさんが執筆した「効率化オタクが実践する光速パソコン仕事術」です。
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効率化オタクが実践する光速パソコン仕事術
データ入力のアルバイトをしていた昔からネットショップの運営、フリーランスのWeb制作、ブロガーの仕事を経ている著者はずっとパソコンを使った仕事をしています。データ入力の仕事で単純作業をどれだけ効率化するか、ということに情熱を燃やし始めたのをきっかけに様々なパソコン作業を省力化。やがて登場したスマートフォンもフルに活用して業務効率化を進めました。
そこで得た様々なトピックの中から会社員向けとして役立ちそうなトピックを60以上集めたのが本書。パソコン・スマホの作業の中で省力化できる作業をどんどん時短させ、人間がやるべき創造的作業に時間を使おう、余計な残業時間を減らして自分のための時間を作る元にしようというトピックがちりばめられています。
ショートカットと単語登録は「効率化の華」
みんな割と知ってるんじゃないかなーと思うのは、WindowsでCtrlキーを押しながらCで文字をコピー、Ctrl＋Vでコピーした文字を張り付け、という作業です。これ、マウスで作業するとしたら、メニューの「編集」から「コピー」を、「編集」から「貼り付け」を選択して実行します。これがショートカット。
ただしこれだと、キーボードから手を放して作業をすることになるので、入力しているフィールドから目線も切るし、選択後にまたキーボードに目線も手も戻さないといけないから効率が良くないんですよね。
一回の作業としては大したことがないけれど、一日数時間のデスクワークで考えてみると、積み重なって大きな差になってくるわけです。
このようなショートカットの事例がたくさん紹介されています。
また、日本語入力をする際に「おは」と入れることで「おはようございます」と変換できるように、辞書登録という作業で省力化できるんですね。これのメリットは二つあって、まずは入力のキー数が少なくなること。もう一つは誤字・脱字の可能性を少なくできること。
こうした単語登録も様々なパターンを紹介してくれているので、漫然と入力している人からしたら目からうろこが落ちるような内容ではないでしょうか。
クラウドを活用する
この10年ほどで大きくコンピューティング環境を変えたクラウドサービス。Gmail、DropBox、Googleドライブ、ビジネス活用であればSalesforceといったサービスを聞いたことがあるかもしれません。こうしたクラウドサービスの活用で場所を選ばず作業をしたり、ドキュメントの共同編集が劇的に楽になるような事例の紹介もあります。
先日僕がイベントレポートをした契約書タイムバトルでも、一つの契約書のひな形をGoogleドキュメントの形で活用して複数名で編集していくことで契約の締結を省力化できるだろうことを主催者の方が語っていました。こういう作業も、知っている人は知っているけれど知らない人は知らない、というのが実情。本を読むことで一定の知識が得られるでしょう。
著者の願いに首肯する
読み進めていて首を大きく縦に振ったのは、具体的な何かのノウハウではなく「おわりに」に書かれていた一言です。引用します。
業務効率を上げる方法を自分で考えるクセをつけてほしい
ということを著者は熱望しているんですね。
一つ一つのノウハウは、誰かによって開発・発見・実用化された機能に過ぎません。言ってみればそこでの差別化はこれからどんどんできなくなっていきます。
でも、読者がその思考を把握することで、自分独自の効率化を見つけられる・作り出せるようになれば、本を超えた効果を得られます。
えてしてネットの世界は能動的なようで受動的なもの。「レールの引かれた人生は嫌だ」という人の主張を聞いても、その前にレールの引かれた人生を否定した人のやり方を模倣しちているだけだったりするんですよね。また、人のノウハウをまねるところまではできてもそこから自分独自のやり方に昇華できない人もいます。
著者はそうであってほしくない、と語っています。むしろこの本をジャンプ台にして、みんな新しい技を編み出してくれ！と語っているくらい。
この姿勢にはとても共感します。
効率化の基本と精神を学べる
前章で書いた通り、本当に大切なのはこの本に書かれた60余のTIPSではありません。巻末にある、自分なりに効率化を目指し発展させる精神を養うもの。スポーツでもそうじゃないですか。漫然と練習するよりも目的意識をもって練習しなさいと。筋トレ一つでも、鍛える筋肉を意識することで効果が変わりますよ、と。効率化で言えば、自分の目的をきちんと考えて、それに適したものを自分で生み出しなさい、ということなんじゃないかと思いました。
個人的には書かれたTIPSでは知っているものもすでに実践しているものもありますが、それも重要なことではないんですね。著者のこの言葉を聞けただけで、僕はごはんがお替りできるほどのおかずを得られたようなうれしさを感じました。