2014年7月5日・6日。この2日間は
第7回Light Lightning Talkという5分間プレゼンの勉強会を主催し、
映画について語ろう会という大人の文化祭のスタッフを手伝ってきました。
まあそれぞれのレビューはレビューとして書きたいのですが、改めて
受付って大切だな！
と痛感したので、イベント主催として整理しておこうかなと思った次第。
まあ50人程度の参加者のイベントを想定しています。
～ 目次 ～
たかが受付、されど受付
名簿を渡して、参加者チェックをして、お金を受け取って、はいおしまい。
こんだけで終わるほど実際は楽じゃないのが受付業務です。いや、仮にほかがすべて揃っていて「作業するだけ」だったとしても、受付の方の対応一つで、参加者の方のイベントに対する印象が大きく変わってきます。
なので僕はイベントで受付を誰かにお願いする場合に、とっても気を使います。イベント自体の中核でないから、というような理由でないがしろにしたくないポジションなんです。
僕が受付に求めたいこと
僕がこれまでイベントをやってきた中で、受付のスタッフに求めたいこと、また求められるんじゃないかということ、自分が受付をやるときに気を使ったことは次のような内容です。
イベントの性質に応じた気持ちよい挨拶
元気なイベントなら元気に、落ち着いたイベントなら上品に、その場に応じた挨拶をして参加者を迎え入れることが大切だと思っています。
どちらにしても爽やかで気持ちよい挨拶ができれば、参加者のリラックスにもつながり、とりわけ初めての参加者には安心していただくことができます。
お金の管理
イベント参加費の仕組みはいろいろありますが、まあ入場時にお支払いただくタイプは結構多いと思います。
最終的にお金を諸々チェックするのは主催者になります。ただ主催者はイベント中何かと忙しいので、そのお金にタッチできないケースもあるんですね。
だから、自然な流れとしては参加費などを預かった受付の方にお金を預かっていただくことが多くなります。
さらに、イベント終了後に懇親会を行う場合などには、途中でケータリングの支払いが発生することもあります。「お金を持っている人」が行うことになるので、必然的に受付の方にお願いするパターンが想定されますよね。
これらを行ったうえで差し引きのお金を主催者にわかりやすくバックする必要がありますので、受付の方
は金銭を適切に扱えることと、それを主催者から信用されていることが求められます。
遅れてくる方の対応
イベントが始まったから受付が終了、というわけではありません。
すべての参加者が入場するか、キャンセルが明らかになるまでは受付の仕事は続きます。
主催の方が忙しいイベントの場合はいちいちお伺いを立てていられないので
事前に打ち合わせを良くしたうえで、受付の方の才覚で立ち回る必要はあると思うんですね。
パーティー系のイベントの場合、遅れてくる方がいらっしゃれば、受付の方は乾杯に立ち会えないことも良くあります。
そのため僕は、
受付の方はイベント参加者に軽い気持ちで頼むものではない
と思っています。
主催者に変わる「顔」になることも
先ほど述べたようなケータリング業者への支払のことを考えてみると、忙しい主催者に変わって外部と応対できる人間が一人いるととても楽にイベントは回ります。
その適任だと僕が思うのが受付の方。
- 愛想が良くて
- お金の管理を任せられるほどしっかりしていて
- 少なからずイベントの内容を知っている
からです。外の業者さんや会場管理者から見たら、すぐ話のできる人が必要なわけですよね。
その時に主催者とよく内容をシェアしている人が一人いたら、その方が代理に立てるのです。
僕ならそれは、受付の方にお任せします。
※いや、副代表とか現場監督とか、人材に余裕があればまた話は変わりますよ。まあいないでしょ、って前提です。
だから受付には気を使ってほしい
だから僕は、スタッフだろうと参加者だろうと、イベントに参加すると受付がとても気になります。
何かをきちんと想定してオペレーションしているかとか。
挨拶や応対がきちんとできているかとか。
それを見るだけでもイベント自体や運営者の成熟度、主催者の参加者に対する気遣いがわかると思うから。
もし僕が主催や重要スタッフのイベントをやっていて
「受付お願いできますか？」
とお願いしたら、その方は結構僕が信頼している人だと思っていただいても結構です。
まあ僕に信頼されてもなんも表彰されませんけれどね（笑）